¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio (BPA)?
La Automatización de Procesos de Negocio (BPA, por sus siglas en inglés) es una estrategia fundamental que utiliza tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas dentro de los procesos y flujos de trabajo de una organización. Esta herramienta se está beneficiando enormemente de la adopción de la Inteligencia Artificial (IA) y su uso se está extendiendo rápidamente entre las empresas.,El objetivo principal de la BPA es minimizar la intervención humana, lo que contribuye significativamente a la reducción de costes en recursos humanos e inversiones. La implementación de la BPA se traduce directamente en una mayor eficiencia operativa, una notable disminución de gastos, un incremento sustancial en la productividad de los empleados y un aumento generalizado de la rentabilidad de la empresa.
Tecnologías Clave para la Automatización Empresarial
La automatización de procesos en las empresas se apoya en una variedad de tecnologías avanzadas. Entre las más relevantes destacan el software de gestión empresarial (ERP), los sistemas de gestión de flujo de trabajo (BPM), la robótica de procesos automatizados (RPA), la inteligencia artificial (IA) aplicada a tareas específicas, los chatbots para optimizar la atención al cliente, y las herramientas de análisis y monitoreo en tiempo real.
BPM vs. BPA: ¿Cuál es la Diferencia?
Aunque tanto la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) como la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) comparten el objetivo de mejorar la eficiencia operativa, sus enfoques y alcances son distintos. La BPM es una disciplina más holística que engloba el análisis, diseño, ejecución, supervisión y optimización de los procesos empresariales en su totalidad, cubriendo todo su ciclo de vida.,En contraste, la BPA se enfoca de manera específica en la automatización de las tareas rutinarias y repetitivas que forman parte de estos procesos, con el fin de disminuir el esfuerzo manual requerido y acelerar la ejecución, lo que resulta en una mayor velocidad y eficiencia.
El Rol Crucial de la BPA en la Transformación Digital
La automatización de procesos de negocio se ha consolidado como un pilar indispensable de la transformación digital, impulsando activamente la adopción de la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático (Machine Learning) en las organizaciones. Las empresas actuales reconocen que la escalabilidad y el alcance de la automatización son ilimitados, con la capacidad de impactar positivamente en todos los procesos, departamentos y funciones dentro de una compañía.,Un estudio de Gartner subraya esta tendencia, revelando que el 80% de las empresas encuestadas identifican la automatización como una prioridad máxima para la implementación de nuevas herramientas de negocio. Adicionalmente, el 97% de los líderes de TI empresariales consideran la automatización de procesos de negocio como vital. Se proyecta que el crecimiento de la BPA alcance un impresionante 58% en los próximos 24 meses.
Cómo Implementar la Automatización de Procesos de Negocio
La implementación de la Automatización de Procesos Empresariales (BPA) requiere el uso de software especializado y la aplicación de una metodología sistemática de varios pasos, diseñada para mecanizar procesos de negocio repetitivos. A diferencia de otras formas de automatización, las soluciones de BPA son inherentemente complejas, se integran con múltiples sistemas de tecnología de la información existentes en la empresa y su propósito fundamental es minimizar la intervención humana.
Tipos de Tecnologías de Automatización: RPA y Macros
Existen diversos tipos de tecnologías de BPA, diferenciándose por su enfoque robótico o de flujos de trabajo. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha sido una tecnología primordial adoptada por las empresas para reducir tareas repetitivas, integrando subprocesos mediante «bots» o robots de software.,En la automatización controlada por robótica, estos bots asumen roles y tareas que normalmente realizarían los usuarios, interactuando con otros sistemas de software.
¿Que son los robots RPA?
Los robots de RPA son capaces de navegar por sistemas, leer e ingresar datos, y ejecutar una amplia gama de tareas basadas en reglas predefinidas, con el objetivo de reducir al máximo la intervención humana en el diseño, ejecución, automatización y monitoreo de las tareas manuales y repetitivas de una organización.
¿Que son los Macros?
Por otro lado, una macro es una secuencia breve de código que agrupa varias instrucciones o cadenas de comandos. Permite automatizar procesos específicos dentro de un entorno de aplicación. Esta técnica es comúnmente utilizada en software como hojas de cálculo, procesadores de texto y otros programas para simplificar tareas repetitivas o complejas.
Beneficios Clave de la Implementación de BPA
La implementación de un modelo de automatización como la BPA ofrece múltiples beneficios estratégicos. Entre ellos, sobresale el significativo incremento de la eficiencia y la productividad, la promoción de la mejora continua de los procesos y una considerable reducción de riesgos y vulnerabilidades operativas.,Adicionalmente, la BPA contribuye a disminuir la alta tasa de abandono de clientes, permite un mejor aprovechamiento de los recursos humanos al redirigir su talento hacia tareas de mayor valor y productividad, y ayuda a mitigar los cuellos de botella que ralentizan las operaciones.
Casos de Uso Reales de la Automatización de Procesos
Empresas de diversos sectores están implementando soluciones de Automatización de Procesos de Negocio (BPA). A continuación, se presentan varios ejemplos de cómo la automatización está transformando distintas áreas empresariales.
Gestión de Nóminas Optimizada
La gestión de nóminas es históricamente un proceso laborioso y que consume muchos recursos humanos cada mes, dada la complejidad y variabilidad de las casuísticas salariales. Los procesos automatizados permiten a las empresas optimizar las tareas de gestión y pago de nóminas, reduciendo significativamente los plazos habituales. Algunas fuentes indican un ahorro de más de 30 minutos por nómina en promedio.
Simplificación de RRHH y Onboarding
Desde el procesamiento de registros hasta el cumplimiento normativo y la capacitación, la automatización de procesos simplifica las tareas de selección y onboarding de personal, acelerando el compromiso y la productividad del nuevo empleado. Un caso notable es el de Healthcare Holdings Limited (HHL), un grupo sanitario neozelandés que logró reducir el proceso de actualización de datos de nuevos empleados de 45 a solo 2 minutos. La solución automatizada actualiza ahora la nómina, la distribución de tareas, la información familiar, los datos de domicilio y contacto de emergencia, e incluso verifica las calificaciones de los recién incorporados.,Además, mediante herramientas BPA, se pueden organizar de manera más eficiente las actividades departamentales, asegurando que los profesionales cumplan con sus tareas en los plazos establecidos. Esto es especialmente beneficioso para los equipos de recursos humanos y nóminas, que pueden automatizar mejor sus tareas administrativas.
Procesamiento Ágil de Reclamaciones
Las soluciones BPA pueden evaluar y verificar rápidamente la información de un formulario de reclamaciones, cargarla en la base de datos y seguir flujos de trabajo predefinidos para asegurar que la reclamación se dirija al área correcta para su procesamiento. Esto se traduce en una mayor precisión, menos errores y una agilización en los reembolsos. Select Health, un plan de seguro médico sin fines de lucro, observó que a menudo sus empleados debían intervenir manualmente en la tramitación de reclamaciones debido a información imprecisa, como direcciones o números de identificación fiscal incorrectos, un problema que la automatización resuelve eficazmente.
Optimización en Órdenes de Compra
La automatización de procesos de negocio es fundamental para eliminar errores en las solicitudes de órdenes de compra y optimizar su proceso de autorización. El resultado es una aprobación más rápida y una mayor fiabilidad en los resultados.
Cumplimiento Normativo Reforzado
Es crucial que todos los procesos de negocio cumplan con las normativas y legislaciones vigentes. Las soluciones para automatización de procesos registran archivos y generan un rastro de datos visible, lo que facilita el monitoreo y la evaluación en tiempo real de estas actividades, asegurando un cumplimiento normativo robusto.
Gestión de Citas Eficiente
El método tradicional de concertar citas es a menudo tedioso y complicado, involucrando múltiples consultas y la incertidumbre de cancelaciones. Un sistema automatizado permite a los usuarios verificar la disponibilidad en tiempo real, seleccionar franjas horarias convenientes y recibir confirmaciones al instante. Esto no solo agiliza el proceso de programación, sino que también minimiza citas perdidas o errores, mejorando la eficiencia y la experiencia del usuario. Un ejemplo notable es el hospital de Morecambe Bay en el Reino Unido, que, con más de 440,000 citas ambulatorias anuales, logró procesar sus reservas un 70% más rápido gracias a la automatización.
